Hình dưới đây là màn hình chính của MS-Excel, màn hình này có thể thay đổi theo các phiên bản khác nhau hoặc theo cài đặt riêng của mỗi người sử dụng trên máy tính của mình. Tuy nhiên về cơ bản chức năng, ý nghĩa của các thành phần của màn hình sẽ không có nhiều thay đổi.
MS-Excel là phần mềm lớn, phức tạp với hàng ngàn tính năng sử dụng khác nhau. Vì vậy ngay màn hình đầu tiên (xuất hiện sau khi bạn mở ứng dụng trên máy tính) đã khá phức tạp và bao gồm nhiều bộ phận. Tuy nhiên cũng không cần quá lo lắng. Để bắt đầu bạn chỉ cần nắm được những chức năng cơ bản nhất để giúp bạn làm một công việc cụ thể nào đó. Ví dụ: bạn muốn lập một bảng dự toán các mục chi phí cho việc tổ chức một hội thảo nhỏ đơn vị mình. Trong các mục tiếp theo của trang này và các post hỗ trợ tôi sẽ hướng dẫn các bạn làm được công việc trên, nhưng trước hết hãy tìm hiểu sơ bộ về màn hình chính của MS-Excel. Chúng ta sẽ tập trung vào những phần được đánh dấu trong hình dưới đây:
(1) Bộ công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbox): đây là các công cụ (tools) để thực hiện các thao tác cơ bản với một tệp tin excel, thường được gọi là workbook, là một tập hợp bao gồm một hoặc nhiều bảng tính (sheet). Trong một thời điểm có một bảng được hiển thị trên vùng soạn thảo (3) của workbook. Bộ công cụ này chứa các công cụ để:
- Tạo workbook mới
- Mở workbook đã có
- Ghi workbook đang làm việc
- In ra máy in
- Các thao tác soạn thảo: copy, paste, copy format
- Một số thao tác tính toán
- Chế độ hiển thị
(2) Vùng công cụ (ribbon): là vùng hiển thị các bộ công cụ khác nhau sử dụng cho các mục đích như đặt fonts, màu, kích cỡ chữ cho một ô, một phần hoặc cho cả bảng tính; đặt các tham số cho trang; đặt các công thức tính toán dữ liệu,...
(3) Vùng dữ liệu: đây là vùng để hiển thị các dữ liệu được cập nhật, cập nhật dữ liệu, thực hiện các tính toán, hiển thị các biểu đồ/hình ảnh,... là vùng làm việc chính của excel. Vùng dữ liệu được chia thành các hàng (rows) và cột (columns) tạo thành một lưới chữ nhật các ô dữ liệu (cell). Mỗi ô có thể chứa giá trị văn bản, số, ngày tháng, biểu tượng hoặc công thức để tính toán giá trị cho ô đó từ các ô khác.
- Mỗi hàng (row) được ký hiệu bằng một chỉ số tự nhiên theo thứ tự tăng dần 1,2,...
- Mỗi cột được ký hiệu bằng một hoặc một cặp chữ cái từ A->Z, AA -> AZ,...
- Cặp ký tự và số A1, AB2, ... được gọi là địa chỉ của ô
Ngoài ra, ở góc dưới bên trái của màn hình, các bạn có thể thấy danh sách các sheets hiện có trong workbook. Bạn có thể tự đặt tên bảng bằng cách click vào tên bảng để vào chế độ nhập tên. Tên bảng nên được đặt sao cho dễ nhớ khi sử dụng nhưng không nên dài quá. Ví dụ: "Chi phí", "Bảng lương", "Tổng hợp",... hay những từ/cụm từ tương tự. Khi tạo mới Excel đặt tên bảng tự động theo thứ tự "Sheet1", "Sheet2",...
Trong các phần tiếp theo tôi sẽ giả thiết là các bạn đã nắm được các thao tác cơ bản thông dụng với bộ phần mềm MS-Office nói chung như: mở tệp tin, tạo tệp tin, ghi tệp tin, đổi font chữ, đổi kích cỡ chữ,... Còn rất nhiều các công cụ khác có thể sẽ tương đối lạ lẫm hoặc khó hiểu. Đừng băn khoăn, tạm thời cứ bỏ qua chúng. Trong các ví dụ thực tiễn, khi nào cần đến tôi sẽ giới thiệu những công cụ liên quan.
No comments:
Post a Comment